Informativa Whistleblowing (D.Lgs. 24/2023)

Il Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937 e riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” è entrato in vigore il 15 marzo 2023 ed è operativo a far data dal 17 dicembre 2023 per le aziende che si sono dotate di un Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 o che hanno più di 50 dipendenti.

 

Cosa si può segnalare

Ai sensi della richiamata normativa, sono comportamenti rilevanti che possono essere oggetto di segnalazione, atti od omissioni che ledono l’integrità della Società e che consistono in:

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 08.06.2001 n. 231, o violazioni del Modello di organizzazione e gestione adottato dalla Società;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

 

Chi può segnalare

Possono effettuare una Segnalazione le seguenti categorie di soggetti:

  • Dipendenti o Collaboratori;
  • Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi;
  • Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi;
  • Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
  • Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza;
  • Ex dipendenti, ex collaboratori;
  • persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso;
  • Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato.

 

Chi è il Gestore delle segnalazioni

La gestione delle segnalazioni è affidata al Gestore delle segnalazioni Whistleblowing che coincide con l’Ufficio Risorse Umane.

Il Gestore della Segnalazione, quale soggetto deputato al trattamento dei dati personali, ai sensi della normativa in materia richiede che i dati contenuti nelle Segnalazioni siano pertinenti rispetto alle riportate finalità di cui al D.Lgs. 24/2023.

In particolare, nella descrizione del comportamento che origina la Segnalazione, non devono essere fornite informazioni non strettamente attinenti all’oggetto della stessa.

In caso di Segnalazioni trasmesse in evidente malafede, gli incaricati alla gestione si riservano di archiviare le stesse cancellando i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti segnalati.

 

Come segnalare

In osservanza al suindicato decreto ed alla normativa in materia, Donati Spa ha previsto un canale di segnalazione interno che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

 

I canali per l’invio delle segnalazioni

Le Segnalazioni possono essere effettuate richiedendo un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni, al fine di presentare personalmente la Segnalazione. In tal caso si evidenzia che:

  1. la richiesta deve essere esplicita all’addetto dell’Ufficio Risorse Umane che provvederà a fornire specifica ricevuta di richiesta e la relativa l’informativa del trattamento dei dati personali;
  2. il Segnalante deve comunicare espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia Whistleblowing;
  3. l’incontro dovrà avvenire in un luogo adatto a garantire la riservatezza del Segnalante ed entro un termine ragionevole (entro 15 giorni lavorativi);
  4. il Gestore delle Segnalazioni Whistleblowing provvederà a tracciare il contenuto della Segnalazione mediante verbale (che il Segnalante può verificare, rettificare e confermare mediante propria sottoscrizione) aggiornando il relativo Registro delle segnalazioni

In aggiunta è possibile inviare la Segnalazione in forma scritta mediante posta. In tal caso la busta chiusa deve recare all’esterno la dicitura “riservata al Gestore della Segnalazione Whistleblowing” presso Donati Spa – Via Corfù, 3 – 25065 Lumezzane (BS) così esprimendo la volontà di beneficiare delle tutele in materia Whistleblowing.

Qualora la Segnalazione non sia anonima, si dovrà procedere con doppia busta chiusa: la prima, con i dati identificativi del Segnalante (unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento), la seconda, con la segnalazione (in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione). Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa recante all’esterno la dicitura “riservata al Gestore della Segnalazione Whistleblowing”.

Rimando al Regolamento

Per tutto quanto non espressamente disciplinato nel presente documento, si rinvia al D.lgs. 24/2023 e al relativo Regolamento per la gestione delle segnalazioni in materia di Whistleblowing già adottati dagli Organi Dirigenti delle Società.